世の中の会議のほとんどは無駄だと言われています。
実際、Amazon のような、先進的な大企業では、会議を効率化する取り組みが行われています。
しかし、なかなかすべての企業が先進的なわけではありません。古い慣習に縛られ、会議が重要だとみなされ、大して重要でもない会議を繰り返す企業は多数あります。
そうなんです。その会議が本当に重要な会議であれば、会議に出席する意味はあります。しかし残念ながら、そうではない会議が多い。重要だと思われる会議であっても、無駄に長引いたりして、けっきょく時間泥棒になってしまうケースもあります。
そもそも初めから、自分が出席する意味がわからない会議と言うものもありますね。その会議に出席する意味は、果たして本当にあるのか。その会議に出席することで、何か企業の利潤に効率的につながったり、生産性が上がったりするのだろうか。こういった疑問を持ってしまう会議も少なくありません。
さらに会議と言えば、大量の資料。長い時間かけて担当者が準備し、会議で配られ、しかしほとんどの人が真剣に目を通そうとはせず、会議が終わっても省みられる事はほとんどありません。担当者の労力や、紙資源を考えると、会議の資料はできるだけ減らしたいものです。
本記事では、会議の資料の減らし方については言及しませんが、出席する前から無駄だと思える会議を、充実したものにするある方法を提案します。
もちろん、出席する前から無駄だと思っていても、いざ出席し、その時間を有効に活用し、発言や議論が活発に行ってもいいかもしれません。しかし、よほど気をつけないと、「無駄に時間が長引く」恐れがありますし、そもそも無駄な会議で張り切ってしまい、その後の仕事の効率に悪影響が出てはいけません。
これから提案する方法は、無駄な会議を有効に活用し、かつ、会議後の仕事の効率を(あわよくば)向上させるものです。
その方法は、「会議中にマインドフルネスをする」、です。要するに「会議マインドフルネス」です。
マインドフルネスとは、平たく言えば「瞑想」のことですが、言い換えれば、「今に意識を集中させること」です。人間は、特に意識を集中させなければ、昨日のことを風に思い出したり、明日何しようか急に思いついたりするものです。昨日とか明日、つまり、過去や未来についての思い巡らしをなるべく排し、今の感覚に集中することで、今に意識を集中させる、これがマインドフルネス(とわたしは捉えています)です。
瞑想と言うと、目をつぶらなければいけないイメージがありますが、マインドフルネスの場合、重要なのは「今に意識を集中させること」なので、目をつぶる必要はありません。会議中に行っても差し支えありません。
と言うことで、会議マインドフルネスで、会議しているその場に意識を集中させましょう。会議の前に中断してしまった仕事の事や、会議が終わった後のランチの事などは一旦意識から排し、今起こっている会議に徹底的に集中するのです。
そうすると、まぁ、普通のマインドフルネスとはやはりだいぶ違うと思いますが、多少なりとも似たような効果はあるのではないでしょうか。
私は職業柄 (農業)、ほとんど会議はありませんが、先日、他の業種の人と会議をする機会がありました。ただ、その会議は報告会のようなものだったので、私は、自分が出席する意味をあまり感じられませんでした。だって報告書を読んで、何か疑問や質問があればメールなどで連絡すればいいわけですし。と言うわけで、始まる前からその会議に参加するのが嫌でたまらなかったのですが、「会議マインドフルネス」と言う考え方を取り入れることで、無駄だと思っていた会議を充実した時間にすることができました。
どうしても無駄だと思えて仕方がない会議の場合、会議中にマインドフルネスを取り入れることをお勧めします。
